ADAPTY Festival: Systém pro hladký průběh celého festivalu

11. 08. 2025 Karel Šana

Organizace festivalu znamená koordinaci obrovského množství činností, lidí a informací. Úspěch celé akce závisí na tom, jak dobře se podaří všechny tyto prvky propojit a sladit. ADAPTY Festival sjednocuje agendu umělců, brigádníků, partnerů i stánkařů, systém akreditací a evidenci dokumentů do jednoho nástroje, který zajišťuje přehled, rychlost a bezchybnou komunikaci napříč celým týmem.

Agenda umělců

Umělci a jejich týmy často přicházejí s konkrétními technickými, ubytovacími či logistickými požadavky. V ADAPTY Festivalu je možné tyto informace snadno zaznamenat a okamžitě sdílet s celým produkčním týmem. Booker zadá počet osob, technické potřeby nebo speciální podmínky a systém automaticky upozorní všechny, kteří mají na přípravě podíl – od stage managera po techniky. Ubytování se řeší přímo v aplikaci, kde jsou přehledně uvedeny dostupné hotelové kapacity. Booker jednoduše přiřadí pokoje a okamžitě vidí, kolik míst zbývá. Stejně hladce probíhá i plánování dopravy. Při práci s honoráři a fakturami je proces neméně plynulý – dokument se nahraje do systému, účetní dostane notifikaci a všechny podklady jsou bezpečně uložené na jednom místě.

Administrace brigádníků

Bez brigádníků by se festival neobešel a ADAPTY Festival zajišťuje jejich správu od náboru až po vyplacení odměn. Smlouvy se podepisují elektronicky, což šetří čas i administrativu. Každému brigádníkovi lze přiřadit přístup do areálu podle jeho pracovní role, takže se dostane jen tam, kde má být. Docházka se zaznamenává automaticky při průchodu branami a údaje se okamžitě propojují se smlouvou, což výrazně urychluje vyúčtování a zajišťuje přesnost odměn.

Partneři a stánkaři

Práce s partnery a stánkaři je díky ADAPTY Festivalu mnohem přehlednější. Ti mohou přímo v systému vyplnit všechny své požadavky – od velikosti prodejní plochy přes potřebu elektřiny až po počet pracovníků. Organizátor má všechny podklady pohromadě a může předem nastavit přístupy pro personál. Po příjezdu do areálu si stánkaři pouze vyzvednou čip, který jim umožní pohyb ve vyhrazených zónách, a mohou začít pracovat bez zdržení.

Akreditace a přístupy

Správné nastavení přístupů je klíčové pro bezpečnost a plynulý provoz festivalu. ADAPTY Festival umožňuje přidělit akreditace umělcům, jejich týmům, brigádníkům i pracovníkům partnerů tak, aby se každý pohyboval jen v prostorech určených pro jeho činnost. Tím se zvyšuje pořádek v areálu a minimalizuje riziko problémů.

Evidence důležitých souborů

Faktury, smlouvy, technické plány nebo organizační manuály mají v ADAPTY Festivalu své místo. Dokumenty lze třídit podle typu, snadno vyhledávat a nastavovat u nich upozornění pro důležité termíny nebo akce. To zaručuje, že se podklady neztratí a dostanou se včas k těm správným lidem, ať už jde o účetní, produkci nebo techniky.

Vše propojené v jednom systému

ADAPTY Festival propojuje všechny klíčové procesy do jednoho přehledného prostředí. Umožňuje týmu pracovat efektivně, předcházet chybám a soustředit se na to, co je opravdu důležité – vytvořit návštěvníkům nezapomenutelný zážitek a zajistit, aby festival proběhl hladce od první přípravy až po závěrečný úklid.

Chcete-li se o ADAPTY Festival dozvědět více, navštivte jeho produktovou stránku, nebo si přečtěte případovou studii. Pro bližší vysvětlení jednotlivých klíčových částí produktu, koukněte na náš druhý blog, kde mají zmíněné prvky samostatné články.